Datenschutz — 111.BiblioCon2023

Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise gelten anlässlich des 111.BiblioCo 2023 (nachfolgend „DBT 2023“, „Veranstaltung“ oder „Tagung“).

Wir, K.I.T. Group GmbH samt unseren Tochterunternehmen (nachfolgend gemeinsam: „Firma/juristische Person“, „das Unternehmen„, „wir“ oder „uns„) nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst und möchten Sie an dieser Stelle über den Datenschutz in unserem Unternehmen informieren.

Uns sind im Rahmen unserer datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeit durch das Inkrafttreten der EU-Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679; nachfolgend: „DSGVO“) zusätzliche Pflichten auferlegt worden, um den Schutz personenbezogener Daten der von einer Verarbeitung betroffenen Person (wir sprechen Sie als betroffene Person nachfolgend auch mit „Kunde“, „Nutzer“, „Sie“, „Ihnen“ oder „Betroffener“ an) sicherzustellen.

Soweit wir entweder allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheiden, umfasst dies vor allem die Pflicht, Sie transparent über Art, Umfang, Zweck, Dauer und Rechtsgrundlage der Verarbeitung zu informieren (vgl. Art. 13 und 14 DSGVO). Mit dieser Erklärung (nachfolgend: „Datenschutzhinweise„) informieren wir Sie darüber, in welcher Weise Ihre personenbezogenen Daten von uns verarbeitet werden.

Die Gestaltung und Erteilung der Einwilligung zur Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich nach den Vorgaben des § 25 (1) TTDSG in Verbindung mit Artt. 6 (1) lit. a, 5 Nr. 11 DSGVO.

Unsere Datenschutzhinweise sind modular aufgebaut. Sie bestehen aus einem allgemeinen Teil für jegliche Verarbeitung personenbezogener Daten und Verarbeitungssituationen, die bei jedem Aufruf einer Webseite zum Tragen kommen (A. Allgemeines) und einem besonderen Teil, dessen Inhalt sich jeweils nur auf die dort angegebene Verarbeitungssituation mit Bezeichnung des jeweiligen Angebots oder Produkts bezieht, insbesondere den hier näher ausgestalteten Besuch von Webseiten und/oder die Teilnahme an der Veranstaltung (B. Besuch von Webseiten und der Veranstaltung). Auf vorstehende Angaben bezieht sich dann Abschnitt C. (Cookie Policy) mit seiner Darstellung der eingesetzten Cookies und Tools. Daneben sind bei Vorliegen entsprechender Verarbeitungsvorgänge die besonderen Abschnitte D. (Geschäftspartner) und E. (Online-basierte Audio- und Videokonferenzen) zu berücksichtigen.

Um die für Sie relevanten Teile finden zu können, beachten Sie bitte den nachfolgenden Überblick zur Untergliederung der Datenschutzhinweise:

Teil A (Allgemeines)

Dieser Teil ist für Sie als Teilnehmer des Kongresses und Besucher der Webseiten immer relevant.

Teil B (Website- und Social-Media-Auftritte, Kongressangebote)

Die vorgenannten Grundsätze sind für Sie relevant, wenn Sie die veranstaltungsbezogenen Websites einschließlich der Auftritte in den sozialen Medien besuchen und die Angebote des Kongresses nutzen.

Teil C (Cookie-Richtlinie)

Die Cookie-Richtlinie enthält die Liste der verwendeten Cookies, Plugins und Tools sowie die Informationen über die Widerrufsmöglichkeiten einer einmal erteilten Einwilligung in die Datenverarbeitung.

Teil D (Geschäftspartner)

Diese Grundsätze sind für Sie relevant, wenn Sie als Auftraggeber, Dienstleister, Lieferant oder ähnlicher Partner mit uns zusammenarbeiten wollen, sich bereits in einer laufenden Geschäftsbeziehung mit uns befinden oder ehemals befunden haben.

Teil E (Besonderheiten bei Teilnahme an Online-basierten Audio- und Videokonferenzen)

Diese Grundsätze sind für Sie relevant, wenn Sie im Rahmen der Veranstaltung an Online-basierten Audio- und Videokonferenzen teilnehmen oder teilzunehmen beabsichtigen.

A. Allgemeines

(1) Begriffsbestimmungen

Nach dem Vorbild des Art. 4 DSGVO liegen diesen Datenschutzhinweisen folgende Begriffsbestimmungen zugrunde:

– „Personenbezogene Daten“ (Art. 4 Nr. 1 DSGVO) sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person („Betroffener“) beziehen. Identifizierbar ist eine Person, wenn sie direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, einer Kennnummer, einer Online-Kennung, Standortdaten oder mithilfe von Informationen zu ihren physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identitätsmerkmalen identifiziert werden kann. Die Identifizierbarkeit kann auch mittels einer Verknüpfung von derartigen Informationen oder anderem Zusatzwissen gegeben sein. Auf das Zustandekommen, die Form oder die Verkörperung der Informationen kommt es nicht an (auch Fotos, Video- oder Tonaufnahmen können personenbezogene Daten enthalten).

– „Verarbeiten“ (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) ist jeder Vorgang, bei dem mit personenbezogenen Daten umgegangen wird, gleich ob mit oder ohne Hilfe automatisierter (dh technikgestützter) Verfahren. Dies umfasst insbesondere das Erheben (dh die Beschaffung), das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Verbreitung oder sonstige Bereitstellung, den Abgleich, die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von personenbezogenen Daten sowie die Änderung einer Ziel- oder Zweckbestimmung, die einer Datenverarbeitung ursprünglich zugrunde gelegt wurde.

– „Verantwortlicher“ (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

– „Dritter“ (Art. 4 Nr. 10 DSGVO) ist jede natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle außer dem Betroffenen, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten; dazu gehören auch andere konzernangehörige juristische Personen.

– „Auftragsverarbeiter“ (Art. 4 Nr. 8 DSGVO) ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen, insbesondere gemäß dessen Weisungen, verarbeitet (z. B. IT-Dienstleister). Im datenschutzrechtlichen Sinne ist ein Auftragsverarbeiter insbesondere kein Dritter.

– „Einwilligung“ (Art. 4 Nr. 11 DSGVO) der betroffenen Person bezeichnet jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

(2) Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Die für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf den von uns betriebenen Webseiten verantwortliche Stelle im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO sind wir:

K.I.T. Group GmbH

Kurfürstendamm 71

10709 Berlin

Deutschland

Tel.: +49 30 24603 0

Fax.: +49 30 24603 200

info@kit-group.org

Weitere Angaben zu unserem Unternehmen entnehmen Sie bitte den Impressumsangaben auf unserer Internetseite https://www.kit-group.org/de/legal-notice/

(3) Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Bei allen Fragen und als Ansprechpartner zum Thema Datenschutz bei uns steht Ihnen unser betrieblicher Datenschutzbeauftragter jederzeit zur Verfügung. Seine Kontaktdaten sind:

Datenschutzbeauftragter

exkulpa gmbh

Waldfeuchter Straße 266

52525 Heinsberg, Deutschland

www.exkulpa.de

Tel.: +49 2452 99 33 11

Security@kit-group.org

(4) Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Von Gesetzes wegen ist im Grundsatz jede Verarbeitung personenbezogener Daten verboten und nur dann erlaubt, wenn die Datenverarbeitung unter einen der folgenden Rechtfertigungstatbestände fällt:

– Art. 6 (1) S. 1 lit. a DSGVO („Einwilligung“): Wenn der Betroffene freiwillig, in informierter Weise und unmissverständlich durch eine Erklärung oder eine sonstige eindeutige bestätigende Handlung zu verstehen gegeben hat, dass er mit der Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke einverstanden ist;

– Art. 6 (1) S. 1 lit. b DSGVO: Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei der Betroffene ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf die Anfrage des Betroffenen erfolgen;

– Art. 6 (1) S. 1 lit. c DSGVO: Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt (z. B. eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht);

– Art. 6 (1) S. 1 lit. d DSGVO: Wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um lebenswichtige Interessen des Betroffenen oder einer anderen natürlichen Person zu schützen;

– Art. 6 (1) S. 1 lit. e DSGVO: Wenn die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde oder

– Art. 6 (1) S. 1 lit. f DSGVO („Berechtigte Interessen“): Wenn die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter (insbesondere rechtlicher oder wirtschaftlicher) Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die gegenläufigen Interessen oder Rechte des Betroffenen überwiegen (insbesondere dann, wenn es sich dabei um einen Minderjährigen handelt).

Für die von uns vorgenommenen Verarbeitungsvorgänge geben wir im Folgenden jeweils die anwendbare Rechtsgrundlage an. Eine Verarbeitung kann auch auf mehreren Rechtsgrundlagen beruhen.

(5) Datenlöschung und Speicherdauer

Für die von uns vorgenommenen Verarbeitungsvorgänge geben wir im Folgenden jeweils an, wie lange die Daten bei uns gespeichert und wann sie gelöscht oder gesperrt werden. Soweit nachfolgend keine ausdrückliche Speicherdauer angegeben wird, werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck oder die Rechtsgrundlage für die Speicherung entfällt. Eine Speicherung Ihrer Daten erfolgt grundsätzlich und soweit möglich nur auf unseren Servern in Deutschland, vorbehaltlich einer ggf. erfolgenden Weitergabe nach den Regelungen in A.(7) und A.(8).

Eine Speicherung kann jedoch über die angegebene Zeit hinaus im Falle einer (drohenden) Rechtsstreitigkeit mit Ihnen oder eines sonstigen rechtlichen Verfahrens erfolgen oder wenn die Speicherung durch gesetzliche Vorschriften, denen wir als Verantwortlicher unterliegen (z.B. § 257 HGB, § 147 AO), vorgesehen ist. Wenn die durch die gesetzlichen Vorschriften vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, erfolgt eine Sperrung oder Löschung der personenbezogenen Daten, es sei denn, dass eine weitere Speicherung durch uns erforderlich ist und dafür eine Rechtsgrundlage besteht.

(6) Datensicherheit

Wir bedienen uns geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen (z.B. TLS-Verschlüsselung für unsere Webseite) unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Natur, des Umfangs, des Kontextes und des Zwecks der Verarbeitung sowie der bestehenden Risiken einer Datenpanne (inklusive von deren Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen) für den Betroffenen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Nähere Informationen hierzu erteilen wir Ihnen auf Anfrage gerne. Wenden Sie sich hierzu bitte an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe unter A.(3)).

(7) Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern

Wie bei jedem größeren Unternehmen, setzen auch wir zur Abwicklung unseres Geschäftsverkehrs externe in- und ausländische Dienstleister ein (z. B. für die Bereiche IT, Logistik, Telemediendienste und Telekommunikation, Vertrieb und Marketing). Diese werden nur nach unserer Weisung tätig und wurden i. S. v. Art. 28 DSGVO oder – wenn anwendbar – aufgrund Standard-Vertragsklauseln vertraglich dazu verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten.

Sofern personenbezogene Daten von Ihnen durch uns an unsere Tochtergesellschaften weitergegeben werden oder von unseren Tochtergesellschaften an uns weitergegeben werden (z.B. zu werblichen Zwecken), geschieht dies aufgrund von bestehenden Auftragsverarbeitungsverhältnissen oder gemeinsamen Verantwortlichkeiten. Eine Übersicht über unsere Tochtergesellschaften finden Sie unter https://www.kit-group.org/de/offices/

(8) Voraussetzungen der Weitergabe von personenbezogenen Daten in Drittländer

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen können Ihre personenbezogenen Daten an Drittgesellschaften weitergegeben oder offengelegt werden. Diese können sich auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), also in Drittländern, befinden. Eine derartige Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erfüllung der vertraglichen und geschäftlichen Verpflichtungen und zur Pflege Ihrer Geschäftsbeziehung zu uns. Über die jeweiligen Einzelheiten der Weitergabe unterrichten wir Sie nachfolgend an den dafür relevanten Stellen.

Einigen Drittländern bescheinigt die Europäische Kommission durch sog. Angemessenheitsbeschlüsse einen Datenschutz, der dem EWR-Standard vergleichbar ist (eine Liste dieser Länder sowie eine Kopie der Angemessenheitsbeschlüsse erhalten Sie hier: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/adequacy/index_en.html). In anderen Drittländern, in die ggf. personenbezogene Daten übertragen werden, herrscht aber unter Umständen wegen fehlender gesetzlicher Bestimmungen kein durchgängig hohes Datenschutzniveau. Soweit dies der Fall ist, achten wir darauf, dass der Datenschutz ausreichend gewährleistet ist. Möglich ist dies über bindende Unternehmensvorschriften, Standard-Vertragsklauseln der Europäischen Kommission zum Schutz personenbezogener Daten, Zertifikate oder anerkannte Verhaltenskodizes. Bitte wenden Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe unter A.(3)), wenn Sie hierzu nähere Informationen erhalten möchten.

(9) Keine automatisiere Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling)

Wir haben nicht die Absicht, von Ihnen erhobene personenbezogene Daten für ein Verfahren zur automatisierten Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) zu verwenden.

(10) Keine Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Wir machen den Abschluss von Verträgen mit uns nicht davon abhängig, dass Sie uns zuvor personenbezogene Daten bereitstellen. Für Sie als Kunde besteht grundsätzlich auch keine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung, uns Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen; es kann jedoch sein, dass wir bestimmte Angebote nur eingeschränkt oder gar nicht erbringen können, wenn Sie die dafür erforderlichen Daten nicht bereitstellen. Sofern dies im Rahmen der nachfolgend vorgestellten, von uns angebotenen Produkte ausnahmsweise der Fall sein sollte, werden Sie gesondert darauf hingewiesen.

(11) Gesetzliche Verpflichtung zur Übermittlung bestimmter Daten

Wir können unter Umständen einer besonderen gesetzlichen oder rechtlichen Verpflichtung unterliegen, die rechtmäßig verarbeiteten personenbezogenen Daten für Dritte, insbesondere öffentlichen Stellen, bereitzustellen (Art. 6 (1) lit. c DSGVO).

(12) Ihre Rechte

Ihre Rechte als Betroffener bezüglich Ihrer verarbeiteten personenbezogenen Daten können Sie uns gegenüber unter den eingangs unter A.(2) angegebenen Kontaktdaten jederzeit geltend machen. Sie haben als Betroffener das Recht:

– gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;

– gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu verlangen;

– gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;

– gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist;

– gemäß Art. 20 DSGVO Ihre Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen („Datenübertragbarkeit“);

– gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen, sofern die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 (1) S. 1 lit. e oder lit. f DSGVO erfolgt. Dies ist insbesondere der Fall, wenn die Verarbeitung nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist. Sofern es sich nicht um einen Widerspruch gegen Direktwerbung handelt, bitten wir bei Ausübung eines solchen Widerspruchs um die Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollen. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen;

– gemäß Art. 7 (3) DSGVO Ihre einmal (auch vor der Geltung der DSGVO, dh vor dem 25.5.2018) erteilte Einwilligung – also Ihr freiwilliger, in informierter Weise und unmissverständlich durch eine Erklärung oder eine sonstige eindeutige bestätigende Handlung verständlich gemachter Willen, dass Sie mit der Verarbeitung der betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke einverstanden sind – jederzeit uns gegenüber zu widerrufen, falls Sie eine solche erteilt haben. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und

– gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in unserem Unternehmen zu beschweren, etwa bei der für uns zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde:

Berliner Beauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin, Deutschland, Tel: +49 30 13889 0, Fax: +49 30 2155050, mailbox@datenschutz-berlin.de

(13) Änderungen der Datenschutzhinweise

Im Rahmen der Fortentwicklung des Datenschutzrechts sowie technologischer oder organisatorischer Veränderungen werden unsere Datenschutzhinweise regelmäßig auf Anpassungs- oder Ergänzungsbedarf hin überprüft. Über Änderungen werden Sie insbesondere auf unserer deutschen Webseite unter https://2023.bibliocon.de/datenschutz/ unterrichtet. Diese Datenschutzhinweise haben den Stand von März 2022.

B. Besuch von Webseiten

(1) Erläuterung der Funktion

Informationen zu unserem Unternehmen und den von uns im Rahmen der BiblioCon2023 angebotenen Leistungen erhalten Sie insbesondere unter https://2023.bibliocon.de/ samt den dazugehörigen Unterseiten sowie der Internetseite unseres Unternehmens (nachfolgend gemeinsam: „Webseiten“). Bei einem Besuch dieser Webseiten können personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet werden.

(2) Verarbeitete personenbezogene Daten

Bei der informatorischen Nutzung der Webseiten, bei Registrierung Ihrer Person als Teilnehmer der Veranstaltung und/oder wenn Sie Leistungen von uns erwerben, werden die folgenden Kategorien personenbezogener Daten von uns erhoben, gespeichert und weiterverarbeitet:

„Protokolldaten“: Wenn Sie unsere Webseiten besuchen, wird auf unserem Webserver temporär und anonymisiert ein sogenannter Protokolldatensatz (sog. Server-Logfiles) gespeichert. Dieser besteht aus:

– der Seite, von der aus die Seite angefordert wurde (sog. Referrer-URL)

– dem Namen und URL der angeforderten Seite

– dem Datum und der Uhrzeit des Aufrufs

– der Beschreibung des Typs, Sprache und Version des verwendeten Webbrowsers

– der IP-Adresse des anfragenden Rechners, die so verkürzt wird, dass ein Personenbezug nicht mehr herstellbar ist

– der übertragenen Datenmenge

– dem Betriebssystem

– der Meldung, ob der Aufruf erfolgreich war (Zugriffsstatus/Http-Statuscode)

– der GMT-Zeitzonendifferenz

„Teilnehmerdaten“: Um an der Veranstaltung und den damit zusammenhängenden Angeboten teilnehmen zu können, müssen Sie sich über das Registrierungsformular anmelden. Dabei werden die übermittelten Daten verarbeitet (z. B. Geschlecht, Name und Vorname, Titel, Nationalität, Anschrift, Institution/Firma, E-Mail-Adresse, Forschungs- oder Tätigkeitsgebiet, Abrechnungsdaten wie Konto- oder Kreditkartendaten). Nehmen Sie als Referent an der Veranstaltung teil, werden zusätzlich weitere Daten verarbeitet (z. B. Daten über Ihren Status als Autor, Mitgliedschaften in wissenschaftlichen Fachverbänden, Publikationsdaten).

„Beherbergungsdaten“: Wenn Sie eine Beherbergungsstätte auf unseren Webseiten anfragen oder buchen, werden die dabei übermittelten Daten verarbeitet (z. B. Name und Vorname, Titel, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Abrechnungsdaten wie Konto- oder Kreditkartendaten).

„Abrechnungsdaten“: Wenn Sie bei oder über uns kostenpflichtige Leistungen bestellen oder in Anspruch nehmen, werden die dabei übermittelten Daten verarbeitet (Abrechnungsdaten, z. B. Konto- oder Kreditkartendaten).

„Kontaktangaben“: Wenn Sie die angegebenen E-Mail-Adressen nutzen, um mit uns in Kontakt zu treten, werden die übermittelten Daten verarbeitet (mindestens die E-Mail-Adresse und der Zeitpunkt der Übermittlung, darüber hinaus je nach den gemachten Angaben z.B. Name und Vorname, Adresse, Institution/Firma).

„Kontaktformulardaten“: Bei Nutzung von Kontaktformularen werden die dadurch übermittelten Daten verarbeitet (z. B. Geschlecht, Name und Vorname, Anschrift, Institution/Firma, E-Mail-Adresse und der Zeitpunkt der Übermittlung).

„Newsletter-Daten“: Neben der rein informatorischen Nutzung der Website wird das Abonnement eines Newsletters angeboten, mit dem Sie Informationen über aktuelle Entwicklungen rund um den Kongress, die veranstaltenden Fachverbände und die Veranstaltungspartner sowie sonstige Veranstaltungen erhalten. Wenn Sie den Newsletter abonnieren, werden die folgenden „Newsletter-Daten“ von uns erhoben, gespeichert und verarbeitet:

die Seite, von der aus die Seite angefordert wurde (sog. Referrer URL)
das Datum und die Uhrzeit der Anforderung
die Beschreibung des Typs des verwendeten Webbrowsers
die IP-Adresse des anfragenden Rechners, die so gekürzt wird, dass ein Personenbezug nicht mehr hergestellt werden kann
die E-Mail Adresse
das Datum und die Uhrzeit der Anmeldung und der Bestätigung.

Weitere Hinweise zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Newsletter-Versands finden Sie im Abschnitt C. Cookie Policy

(3) Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten die vorstehend näher bezeichneten personenbezogenen Daten in Einklang mit den Vorschriften der DSGVO, den weiteren einschlägigen Datenschutzvorschriften und nur im erforderlichen Umfang. Soweit die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, stellen die genannten Zwecke zugleich unsere berechtigten Interessen dar.

Die Verarbeitung der Protokolldaten dient statistischen Zwecken und der Verbesserung der Qualität unserer Webseite, insbesondere der Stabilität und der Sicherheit der Verbindung (Rechtsgrundlage ist Art. 6 (1) lit. f DSGVO).
Die Verarbeitung der Teilnehmerdaten erfolgt zur Erfüllung des bei Registrierung abgeschlossenen Vertrags über die Teilnahme an der Veranstaltung (Rechtsgrundlage ist Art. 6 (1) lit. b DSGVO). Jegliche Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich in den engen Grenzen des Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten, Biometrische Daten, Herkunftsdaten). Teilnehmerdaten werden zu Werbe- und Marketingzwecken nur dann verarbeitet, wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigter (insbesondere rechtlicher oder wirtschaftlicher) Interessen erforderlich ist, sofern nicht Ihre gegenläufigen Interessen oder Rechte überwiegen (Rechtsgrundlage ist Art. 6 (1) lit. a oder lit. f DSGVO).
Die Verarbeitung der Beherbergungsdaten erfolgt in Vorbereitung und zur Erfüllung des Beherbergungsvertrags (Rechtsgrundlage ist Art. 6 (1) lit. b oder lit. f DSGVO).
Die Verarbeitung von Abrechnungsdaten erfolgt im Rahmen der Abrechnung von kostenpflichtig bestellten oder in Anspruch genommenen Leistungen (Rechtsgrundlage ist Art. 6 (1) lit. b DSGVO).
Die Verarbeitung von Kontaktdaten erfolgt zur Bearbeitung von Kundenanfragen, zu informatorischen und/oder werblichen Zwecken (Rechtsgrundlage ist Art. 6 (1) lit.b oder lit. f DSGVO, bei Erteilung von Einwilligungen Art. 6 (1) lit a DSGVO).
Die Verarbeitung von Kontaktformulardaten erfolgt zur Bearbeitung von Kundenanfragen, zu informatorischen und/oder werblichen Zwecken (Rechtsgrundlage ist Art. 6 (1) lit.b oder lit. f DSGVO, bei Erteilung von Einwilligungen Art. 6 (1) lit a DSGVO).
Die bei Anmeldung erhobenen Newsletter-Daten werden zum Zweck der Versendung des Newsletters verarbeitet. Mit der Anmeldung zu einem Newsletter willigen Sie in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein (Rechtsgrundlage ist Art. 6 (1) lit. a GDPR). Wir verwenden für die Anmeldung zum Newsletter das sogenannte Double-Opt-In-Verfahren. Das bedeutet, dass wir Ihnen nach Ihrer Anmeldung eine E-Mail an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse senden, in der wir Sie bitten, zu bestätigen, dass Sie den Newsletter erhalten möchten. Dieses Verfahren dient dazu, Ihre Anmeldung zu überprüfen und ggf. einen möglichen Missbrauch Ihrer personenbezogenen Daten aufklären zu können. Sie können Ihre Einwilligung zum Erhalt des Newsletters jederzeit widerrufen und den Newsletter abbestellen. Den Widerruf können Sie durch Anklicken des in jeder Newsletter-E-Mail enthaltenen Links, per E-Mail an bibliothekartag@kit-group.org oder durch eine Nachricht an die unter Punkt A. (2) genannten Kontaktdaten erklären.

(4) Dauer der Datenverarbeitung

Ihre Daten werden nur so lange verarbeitet, wie dies für die Erreichung der oben genannten Verarbeitungszwecke erforderlich ist; hierfür gelten die im Rahmen der Verarbeitungszwecke angegebenen Rechtsgrundlagen entsprechend. Hinsichtlich der Nutzung und der Speicherdauer von Cookies beachten Sie bitte Punkt A.(5) sowie die Cookie-Richtlinie in Abschnitt C.

Von uns eingesetzte Dritte werden Ihre Daten auf deren System so lange speichern, wie es im Zusammenhang mit der Erbringung der Leistungen für uns entsprechend dem jeweiligen Auftrag erforderlich ist.

Näheres zur Speicherdauer finden Sie im Übrigen unter A.(5) und der Cookie-Richtlinie in Abschnitt C.

(5) Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte; Rechtfertigungsgrundlage

Folgende Kategorien von Empfängern, bei denen es sich im Regelfall um Auftragsverarbeiter handelt (siehe dazu A.(7)), erhalten ggf. Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten:

Dienstleister für den Betrieb unserer Webseiten und die Verarbeitung der durch die Systeme gespeicherten oder übermittelten Daten (z. B. für Rechenzentrumsleistungen, Buchungsplattformen und -systeme für Registrierungen/ Sponsoren / Aussteller / Hotelbuchungen, Zahlungsabwicklungen, IT-Sicherheit, App-Dienstleister). Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist dann Art. 6 (1) lit. b oder lit. f DSGVO, soweit es sich nicht um Auftragsverarbeiter handelt;
Staatliche Stellen/Behörden, soweit dies zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist. Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist dann Art. 6 (1) lit. c DSGVO;
Zur Durchführung unseres Geschäftsbetriebs eingesetzte Personen (zB Auditoren, Banken, Versicherungen, Rechtsberater, Aufsichtsbehörden). Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist dann Art. 6 (1) lit. b oder lit. f DSGVO.
Berufsständische Körperschaften im Rahmen der Anerkennung von Fortbildungsveranstaltungen und der Vergabe von Fortbildungspunkten an die Teilnehmer (Zertifizierungsstellen). Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist Art. 6 (1) lit. b oder lit. f DSGVO, soweit es sich nicht um Auftragsverarbeiter handelt.
Dienstleister für die Organisation und Durchführung der Veranstaltung und die Verarbeitung der dazu benötigten übermittelten Daten (z. B. Betreiber der Veranstaltungsstätte, Vortrags- und Abstract-Einreichungsdienste, Logistik- und Sicherheitsunternehmen, technische Dienstleister, Beherbergungs- und Transportunternehmen, Catering, Rahmenveranstaltungen). Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist Art. 6 (1) lit. b oder lit. f DSGVO, soweit es sich nicht um Auftragsverarbeiter handelt.

Zu den Gewährleistungen eines angemessenen Datenschutzniveaus bei einer Weitergabe der Daten in Drittländer siehe A.(8).

Darüber hinaus geben wir Ihre personenbezogenen Daten nur an Dritte weiter, wenn Sie nach Art. 6 (1) lit. a DSGVO eine ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben.

(6) Einsatz von Cookies, Plugins und sonstige Dienste auf unserer Webseite

a) Cookie

Auf unseren Webseiten nutzen wir Cookies. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte dem von Ihnen verwendeten Browser durch eine charakteristische Zeichenfolge zugeordnet und gespeichert werden und durch welche der Stelle, die das Cookie setzt, bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen und daher keine Schäden anrichten. Sie dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver, also für Sie angenehmer zu machen.

Cookies können Daten enthalten, die eine Wiedererkennung des genutzten Geräts möglich machen. Teilweise enthalten Cookies aber auch lediglich Informationen zu bestimmten Einstellungen, die nicht personenbeziehbar sind. Cookies können einen Nutzer aber nicht direkt identifizieren.

Man unterscheidet zwischen Session-Cookies, die wieder gelöscht werden, sobald Sie ihren Browser schließen und permanenten Cookies, die über die einzelne Sitzung hinaus gespeichert werden. Hinsichtlich ihrer Funktion unterscheidet man bei Cookies wiederum zwischen:

– Technical Cookies: Diese sind zwingend erforderlich, um sich auf der Webseite zu bewegen, grundlegende Funktionen zu nutzen und die Sicherheit der Webseite zu gewährleisten; sie sammeln weder Informationen über Sie zu Marketingzwecken noch speichern sie, welche Webseiten Sie besucht haben;

– Performance Cookies: Diese sammeln Informationen darüber, wie Sie unsere Webseite nutzen, welche Seiten Sie besuchen und z. B. ob Fehler bei der Webseitennutzung auftreten; sie sammeln keine Informationen, die Sie identifizieren könnten – alle gesammelten Informationen sind anonym und werden nur verwendet, um unsere Webseite zu verbessern und herauszufinden, was unsere Nutzer interessiert;

– Advertising Cookies, Targeting Cookies: Diese dienen dazu, dem Webseitennutzer bedarfsgerechte Werbung auf der Webseite oder Angebote von Dritten anzubieten und die Effektivität dieser Angebote zu messen; Advertising und Targeting Cookies werden maximal 13 Monate lang gespeichert;

– Sharing Cookies: Diese dienen dazu, die Interaktivität unserer Webseite mit anderen Diensten (z. B. sozialen Netzwerken) zu verbessern; Sharing Cookies werden maximal 13 Monate lang gespeichert.

Jeder Einsatz von Cookies, der nicht zwingend technisch erforderlich ist, stellt eine Datenverarbeitung dar, die nur mit einer ausdrücklichen und aktiven Einwilligung Ihrerseits gem. Art. 6 (1) lit. a DSGVO, § 25 (1) TTDSG erlaubt ist. Dies gilt insbesondere für die Verwendung von Advertising, Targeting oder Sharing Cookies. Darüber hinaus geben wir Ihre durch Cookies verarbeiteten personenbezogenen Daten nur an Dritte weiter, wenn Sie nach Art. 6 (1) lit. a DSGVO, § 25 (1) TTDSG eine ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben.

b) Cookie-Richtlinie

Weitere Informationen darüber, welche Cookies wir verwenden und wie Sie Ihre Cookie-Einstellungen verwalten und bestimmte Arten von Tracking deaktivieren können, finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie unter Abschnitt C.

c) Social Media Plugins

Auf unseren Webseiten setzen wir keine Social-Media-Plugins ein. Sofern unsere Webseiten Symbole von Social-Media-Anbietern enthalten (z. B. Facebook, Twitter, Instagram), nutzen wir diese lediglich zur passiven Verlinkung auf die Seiten der jeweiligen Anbieter.

C. Cookie Policy

(1) Übersicht über eingesetzte Cookies

1.1 Einverständnis mit Borlabs Cookie

Unsere Website verwendet die Borlabs Cookie Consent Technologie, um Ihre Zustimmung zur Speicherung bestimmter Cookies in Ihrem Browser oder zum Einsatz bestimmter Technologien einzuholen und dies datenschutzrechtlich zu dokumentieren. Anbieter dieser Technologie ist Borlabs – Benjamin A. Bornschein, Rübenkamp 32, 22305 Hamburg (nachfolgend Borlabs genannt).

Wenn Sie unsere Website aufrufen, wird in Ihrem Browser ein Borlabs-Cookie gespeichert, in dem die von Ihnen erteilten Einwilligungen bzw. der Widerruf dieser Einwilligungen gespeichert werden. Diese Daten werden nicht an den Cookie-Anbieter Borlabs weitergegeben.

Das folgende wesentliche Cookie wird bei der Nutzung der Website verwendet:

a) Bezeichnung: borlabs-cookie

b) Ziel und Zweck: Die Borlabs Cookie Consent Technology wird eingesetzt, um die gesetzlich vorgeschriebene Einwilligung in die Verwendung von Cookies einzuholen. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 (1) lit. c DSGVO. Dieses Cookie speichert die Cookie-Einstellungen eines Nutzers.

c) Aufbewahrungsfrist: Das essentielle Cookie verfällt automatisch nach 1 Jahr.

Die erhobenen Daten werden so lange gespeichert, bis Sie uns zur Löschung auffordern oder bis Sie das Borlabs-Cookie selbst oder innerhalb der oben genannten Frist löschen. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben hiervon unberührt. Einzelheiten zur Datenverarbeitung von Borlabs Cookie finden Sie unter https://de.borlabs.io/kb/welche-daten-speichert-borlabs-cookie/.

1.2 Google Analytics

Diese Website benutzt Funktionen des Webanalysedienstes Google Analytics. Anbieter dieses Dienstes ist die Google Ireland Limited („Google“), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Google Analytics ermöglicht es dem Betreiber der Website, die Verhaltensmuster der Website-Besucher zu analysieren. Zu diesem Zweck erhält der Websitebetreiber eine Vielzahl von Nutzerdaten, wie z.B. aufgerufene Seiten, Verweildauer auf der Seite, verwendetes Betriebssystem und Herkunft des Nutzers. Diese Daten werden dem jeweiligen Endgerät des Nutzers zugeordnet. Eine Zuordnung zu einer Geräte-ID findet nicht statt.

Google Analytics verwendet Technologien, die eine Wiedererkennung des Nutzers zum Zweck der Analyse des Nutzerverhaltens ermöglichen (z.B. Cookies oder Device Fingerprinting). Die von Google erfassten Informationen über die Nutzung der Website werden in der Regel an einen Server von Google in den Vereinigten Staaten übertragen und dort gespeichert. Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln (SCC) der Europäischen Kommission. Details finden Sie hier: https://privacy.google.com/businesses/controllerterms/mccs/

Folgende Performance-Cookies werden bei der Nutzung der Website verwendet:

a) Bezeichnungen: _ga, _gat, _gid

b) Ziel und Zweck: Google Analytics (GA) Performance-Cookies zur Website-Analyse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 (1) lit. f DSGVO. Der Betreiber dieser Website hat ein berechtigtes Interesse an der Analyse des Nutzerverhaltens, um sowohl das Online-Angebot als auch die Werbeaktivitäten des Betreibers zu optimieren. Liegt eine entsprechende Einwilligung vor, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von von Art. 6 (1) lit. a DSGVO und § 25 (1) TTDSG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z.B. Device Fingerprinting) im Sinne des TTDSG umfasst. Diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

c) Aufbewahrungsfrist: Mit der neuen Standardfunktion von Google Analytics 4 (GA4) verfallen die Performance-Cookies in der Regel automatisch nach 14 Monaten. Daten auf Nutzer- oder Ereignisebene, die von Google in Verbindung mit Cookies, Nutzerkennungen oder Werbekennungen (z.B. DoubleClick-Cookies, Android-Werbekennungen) gespeichert werden, werden nach 2 Monaten anonymisiert oder gelöscht. Für Details klicken Sie bitte auf den folgenden Link: https://support.google.com/analytics/answer/7667196?hl=en

IP-Anonymisierung

Wir haben auf dieser Website die IP-Anonymisierungsfunktion aktiviert. Die IP-Adressen der Nutzer werden von Google anonymisiert. Dies ist eine neue Standardfunktion von Google Analytics 4 (GA4). Die automatisch aktivierte IP-Anonymisierung kann nicht deaktiviert werden, siehe https://support.google.com/analytics/answer/9019185?hl=en#zippy=%2Cin-this-article

Opt-out-Möglichkeiten

a) Rücknahme der Zustimmung

Sie können Ihre Zustimmung zu Cookies widerrufen. Dazu müssen Sie in der Fußzeile auf den Link „Cookie-Einstellungen ändern“ und ggf. „Cookie-Informationen anzeigen“ klicken.

b) Browser-Plugin

Sie können die Erfassung und Verarbeitung Ihrer Daten durch Google verhindern, indem Sie das unter folgendem Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en

Weitere Informationen über den Umgang mit Nutzerdaten durch Google Analytics finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google unter: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=en

Von Google Analytics bereitgestellte demografische Parameter

Sofern diese Website die Funktion „Demografische Merkmale“ von Google Analytics nutzt (z. B. Alter, Geschlecht und Interessen der Website-Besucher), geschieht dies, um passende Anzeigen innerhalb des Google-Werbenetzwerks anzeigen zu können. Die Informationsquellen sind die interessenbezogene Werbung von Google sowie Besucherdaten, die von Drittanbietern bezogen werden. Diese Daten lassen sich nicht einer bestimmten Person zuordnen. Sie können diese Funktion entweder jederzeit durch entsprechende Einstellungsänderungen für Werbung in Ihrem Google-Konto deaktivieren oder Sie können die Erfassung Ihrer Daten generell untersagen, wie im obigen Abschnitt „Opt-out-Möglichkeiten“ erläutert.

Vereinbarung zur Datenverarbeitung

Wir haben mit Google einen Datenverarbeitungsvertrag abgeschlossen und setzen die strengen Vorgaben der deutschen Datenschutzbehörden beim Einsatz von Google Analytics vollumfänglich um.

1.3 Schriftarten (lokales Hosting)

Google Fonts sind deaktiviert. Es besteht keine Verbindung zu Google-Servern. Weitere Informationen finden Sie unter https://developers.google.com/fonts/faq und https://policies.google.com/privacy?hl=de.

Die folgenden Schriftarten „gotham-pro-light“ und „gotham-pro-medium“ wurden jedoch in die Dateiformate: .woff, woff2, .svg, .ttf und .eot konvertiert, auf den Webserver geladen und auf Programmebene eingebunden, so dass sie lokal zur Verfügung stehen.

1.4 Kontaktformular

Auf der Webseite steht ein Kontaktformular zur Verfügung. Dieses wird das WordPress-Plug-in „Contact Form 7“ generiert.

Das folgende Plug-in in der datenschutzfreundlichen Voreinstellung wird bei der Nutzung der Kontaktfunktion verwendet:

a) Bezeichnung: Advanced CF7 DB – DSGVO compliant

b) Ziel und Zweck: Der Plug-in ermöglicht Ihnen als Besucher die Kontaktaufnahme und erfasst folgende Daten:

Name des Absenders
E-Mail-Adresse des Absenders
Betreff der Nachricht
Nachricht
Checkbox zur Kenntnisnahme der Datenschutzbestimmungen
G Recaptcha-Response (verschlüsselt)
Versandvermerk
IP-Adresse des Absenders
Zeitstempel

c) Aufbewahrungsdauer: Die erfassten Daten werden regelmäßig nach Zweckerreichung und spätestens nach Abschluss der Veranstaltung automatisch gelöscht.

(2) Übersicht über eingesetzte Plugins und Tools

2.1 YouTube mit erweitertem Datenschutz

Auf dieser Website sind YouTube-Videos eingebettet. Betreiber der Seiten ist Google Ireland Limited („Google“), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Wir nutzen YouTube im erweiterten Datenschutzmodus. Nach Angaben von YouTube bedeutet dieser Modus, dass YouTube keine Informationen über die Besucher dieser Website speichert, bevor sie das Video ansehen. Die Übermittlung von Daten an YouTube-Partner wird durch den erweiterten Datenschutzmodus jedoch nicht unbedingt ausgeschlossen. So stellt YouTube unabhängig davon, ob Sie ein Video ansehen, eine Verbindung zum Google DoubleClick-Netzwerk her.

Sobald Sie ein YouTube-Video auf dieser Website starten, wird eine Verbindung zu den YouTube-Servern hergestellt. Dadurch wird dem YouTube-Server mitgeteilt, welche unserer Seiten Sie besucht haben. Wenn Sie in Ihrem YouTube-Account eingeloggt sind, ermöglichen Sie YouTube, Ihr Surfverhalten direkt Ihrem persönlichen Profil zuzuordnen. Dies können Sie verhindern, indem Sie sich aus Ihrem YouTube-Account ausloggen.

Darüber hinaus kann YouTube nach dem Start eines Videos verschiedene Cookies auf Ihrem Endgerät speichern oder vergleichbare Erkennungstechnologien (z.B. Device Fingerprinting) einsetzen. Auf diese Weise kann YouTube Informationen über die Besucher dieser Website erhalten. Diese Informationen werden u.a. verwendet, um Videostatistiken zu erstellen, das Nutzererlebnis zu verbessern und Betrugsversuche zu verhindern.

Gegebenenfalls können nach dem Start eines YouTube-Videos weitere Datenverarbeitungsprozesse ausgelöst werden, auf die wir keinen Einfluss haben.

Die Nutzung von YouTube erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote. Dies stellt ein berechtigtes Interesse i.S.d. Art. 6 (1) lit. f DSGVO dar. Sofern eine entsprechende Einwilligung eingeholt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf der Grundlage von Art. 6 (1) lit. a DSGVO und § 25 (1) TTDSG; die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei YouTube finden Sie in deren Datenschutzerklärung unter: https://policies.google.com/privacy?hl=de

2.2 Google Maps

Diese Website nutzt den Kartendienst Google Maps. Anbieter ist Google Ireland Limited („Google“), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Um die Nutzung der Funktionen von Google Maps zu ermöglichen, muss Ihre IP-Adresse gespeichert werden. Diese Informationen werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort archiviert. Der Betreiber dieser Website hat keinen Einfluss auf die Datenübermittlung. Sofern Google Maps aktiviert ist, hat Google die Möglichkeit, zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten Google Web Fonts zu verwenden. Wenn Sie Google Maps aufrufen, lädt Ihr Browser die benötigten Webfonts in Ihren Browsercache, um Texte und Schriften korrekt darzustellen.

Wir nutzen Google Maps, um unsere Online-Inhalte ansprechend zu präsentieren und die auf unserer Website angegebenen Orte leicht auffindbar zu machen. Dies stellt ein berechtigtes Interesse i.S.d. Art. 6 (1) lit. f DSGVO. Liegt eine entsprechende Einwilligungserklärung vor, erfolgt die Verarbeitung der Daten ausschließlich auf der Grundlage von Art. 6 (1) lit. a DSGVO und § 25 (1) TTDSG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z.B. Device Fingerprinting) im Sinne des TTDSG umfasst. Diese Einwilligungserklärung kann jederzeit widerrufen werden.

Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln (SCC) der Europäischen Kommission. Details finden Sie hier: https://privacy.google.com/businesses/DSGVOcontrollerterms/ und https://privacy.google.com/businesses/DSGVOcontrollerterms/sccs/

Weitere Informationen über den Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google unter: https://policies.google.com/privacy?hl=en

2.3 CleverElements

Im Rahmen der Veranstaltung wird CleverElements für den Versand von Newslettern genutzt. Anbieter ist die CleverElements GmbH, Prinzessinnenstr. 19-20, 10969 Berlin (Deutschland).

CleverElements ist ein Dienst, mit dem u.a. der Versand von Newslettern organisiert und analysiert werden kann. Die von Ihnen zum Zwecke des Newsletterbezugs eingegeben Daten werden auf den Servern von CleverElements in Deutschland gespeichert.

Datenanalyse durch CleverElements

Mit Hilfe von CleverElements können Newsletter-Kampagnen analysiert werden. Unter anderem können wir sehen, ob eine Newsletter-Nachricht geöffnet und welche Links ggf. angeklickt wurden. Damit ist grundsätzlich feststellbar, ob und welche Links besonders oft angeklickt wurden.

CleverElements bietet die Möglichkeit, die Newsletter-Empfänger nach verschiedenen Empfängerkategorien (z. B. Wohnort) zu unterteilen. Auf diese Weise lassen sich die Newsletter besser an die jeweiligen Zielgruppen anpassen. Eine diesbezügliche Analyse durch CleverElements kann durch Abbestellung des Newsletters unterbunden werden. Hierfür stellen wir in jeder Newsletternachricht einen entsprechenden Link zur Verfügung.

Ausführliche Informationen zu den Funktionen von CleverElements entnehmen Sie folgendem Link: https://cleverelements.com/product

Rechtsgrundlage

Wie bereits oben unter B.(3) ausgeführt, erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 (1) lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

Speicherdauer

Die von Ihnen zum Zwecke des Newsletter-Bezugs bei uns hinterlegten Daten werden von uns bis zu Ihrer Austragung aus dem Newsletter bei uns bzw. dem Newsletterdiensteanbieter gespeichert und nach der Abbestellung des Newsletters aus der Newsletterverteilerliste gelöscht. Daten, die zu anderen Zwecken bei uns gespeichert wurden, bleiben hiervon unberührt.

Nach Ihrer Austragung aus der Newsletterverteilerliste wird Ihre E-Mail-Adresse bei uns bzw. dem Newsletterdiensteanbieter ggf. in einer Blacklist gespeichert, sofern dies zur Verhinderung künftiger Mailings erforderlich ist. Die Daten aus der Blacklist werden nur für diesen Zweck verwendet und nicht mit anderen Daten zusammengeführt. Dies dient sowohl Ihrem Interesse als auch unserem Interesse an der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben beim Versand von Newslettern (berechtigtes Interesse im Sinne des Art. 6 (1) lit. f DSGVO). Die Speicherung in der Blacklist ist zeitlich nicht befristet. Sie können der Speicherung widersprechen, sofern Ihre Interessen unser berechtigtes Interesse überwiegen.

(3) Übersicht über Cookies auf den Profil- und/oder Registrierungsseiten

Auf den Unterseiten für die Anmeldung zum Kongress, die Anmeldung zu den Workshops, die Einreichung von Abstracts und ggf. Präsentationen sowie ggf. Hotelbuchungen („Profilseiten“) werden regelmäßig nur so genannte Session-Cookies („Sitzungscookies“) verwendet.

Session-Cookies werden von einem Server verwendet, um Informationen über Aktivitäten auf unseren Seiten zu speichern, damit Sie als Nutzer einfach an der Stelle weitermachen können, an der Sie die Seiten zuletzt genutzt haben. Normalerweise haben die Seiten kein „Gedächtnis“. Cookies teilen dem Server mit, welche Seiten er Ihnen zeigen soll, so dass Sie sich nicht erinnern oder von Anfang an navigieren müssen. Cookies sind also eine Art Lesezeichen innerhalb unserer Seiten.

Das folgende Session-Cookie wird bei der Nutzung der Profilseiten verwendet:

a) Bezeichnung: JSESSIONID

b) Ziel und Zweck: Der Session-Cookie identifiziert Sie als Besucher zwischen verschiedenen Seiten und speichert bestimmte Eigenschaften und Einstellungen zur Anzeige von Teasern und ähnlicher Angebote.

c) Aufbewahrungsdauer: Das Session-Cookie wird automatisch gelöscht, wenn Sie die Profilseiten verlassen.

D. Besonderheiten für Geschäftspartner

Im Verhältnis zu unseren Geschäftspartnern kann es zu einer zusätzlichen Verarbeitung personenbezogener Daten kommen. Geschäftspartner sind in diesem Zusammenhang juristische oder natürliche Personen, mit denen wir zur Erreichung und Umsetzung unseres Unternehmenszweckes eine geschäftliche Verbindung unterhalten oder in der Vergangenheit unterhalten haben oder zukünftig aufzunehmen beabsichtigen (insbesondere Auftraggeber für Veranstaltungen und/oder das Geschäftsstellenmanagement, Sponsoren, Aussteller, Lieferanten, Dienstleister).

(1) Verarbeitete personenbezogene Daten

„Marketing- und Vertriebsdaten“: Wenn Sie oder von Ihnen beauftragte Dritte mit uns im Rahmen einer ehemals oder gegenwärtig bestehenden Geschäftsbeziehung in Verbindung stehen oder eine zukünftige Geschäftsbeziehung angebahnt werden soll, werden die übermittelten Daten der Ansprechpartner verarbeitet (z. B. Name, Vorname, Titel, E-Mail-Adresse, Institution/Firma, Anschrift).

„Beschäftigtendaten“: Wenn Sie im Rahmen einer ehemals, gegenwärtig oder zukünftig bestehenden Geschäftsbeziehung Auskünfte oder Leistungen anfragen, bestellen oder erbringen, werden die übermittelten Daten der Ansprechpartner verarbeitet (z. B. Name, Vorname, Titel, E-Mail-Adresse, Institution/Firma, Anschrift).

(2) Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung von Marketing- und Vertriebsdaten erfolgt zu Informations- und Werbezwecken gegenüber bestehenden oder ehemaligen Geschäftspartnern und zur Gewinnung neuer Geschäftspartner (Rechtsgrundlage ist Art. 6 (1) lit. f, bei bestehender Geschäftsbeziehung auch Art. 6 (1) lit. b DSGVO)

Die Verarbeitung von Beschäftigtendaten erfolgt in Vorbereitung, Umsetzung und Erfüllung des mit dem jeweiligen Geschäftspartner zugrundeliegenden Vertragsverhältnisses (Rechtsgrundlage ist Art. 6 (1) S. 1 lit. b oder lit. f DSGVO).

(3) Aufbewahrungsdauer der Daten

Die Aufbewahrungsdauer der übermittelten Daten richtet sich nach den o. g. Grundsätzen aus B. (4) in Verbindung mit A. (5). Abweichend davon behalten wir uns bei Marketing- und Vertriebsdaten das Recht vor, die von Ihnen übermittelten Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen bis zu 6 Monate ab der Beendigung des letzten geschäftlichen Kontakts bei uns aufzubewahren (Rechtsgrundlage ist Art. 6 (1) S. 1 lit. f DSGVO).

E. Besonderheiten bei Teilnahme an Online-basierten Audio- und Videokonferenzen (Konferenztools)

Die unter A. und B. gemachten Angaben gelten vorbehaltlich der nachstehenden Abweichungen unverändert weiter:

(1) Verarbeitung der Daten

Die Veranstaltung wird als eine physische Veranstaltung mit digitalen Elementen durchgeführt.

Für die Kommunikation mit Teilnehmern und/oder Dritten, die in irgendeiner Form an der Teilnahme an der Veranstaltung interessiert sind, können wir unter anderem Online-Konferenz-Tools einsetzen. Die Tools, die wir verwenden können, sind unten im Einzelnen aufgeführt. Wenn Sie mit uns per Video- oder Audiokonferenz über das Internet kommunizieren, werden Ihre personenbezogenen Daten durch den Anbieter des jeweiligen Konferenztools und durch uns erhoben und verarbeitet. Die Konferenztools erfassen alle Informationen, die Sie zur Nutzung der Tools zur Verfügung stellen/zur Verfügung stellen (E-Mail-Adresse und/oder Ihre Telefonnummer). Außerdem verarbeiten die Konferenztools die Dauer der Konferenz, Beginn und Ende (Uhrzeit) der Teilnahme an der Konferenz, Anzahl der Teilnehmer und weitere „Kontextinformationen“ zum Kommunikationsvorgang (Metadaten).

Darüber hinaus verarbeitet der Anbieter des Tools alle technischen Daten, die für die Abwicklung der Online-Kommunikation erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere IP-Adressen, MAC-Adressen, Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher und die Art der Verbindung.

Werden innerhalb des Tools Inhalte ausgetauscht, hochgeladen oder anderweitig zur Verfügung gestellt, werden diese ebenfalls auf den Servern des Tool-Anbieters gespeichert. Zu diesen Inhalten gehören unter anderem Cloud-Aufnahmen, Chat-/Sofortnachrichten, Sprachnachrichten, hochgeladene Fotos und Videos, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes ausgetauscht werden.

Bitte beachten Sie, dass wir keinen vollständigen Einfluss auf die Datenverarbeitungsprozesse der verwendeten Tools haben. Unsere Möglichkeiten werden weitgehend durch die Unternehmenspolitik des jeweiligen Anbieters bestimmt. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch die Konferenztools finden Sie in den Datenschutzerklärungen der eingesetzten Tools, die wir unterhalb dieses Textes aufgeführt haben.

(2) Zweck und Rechtsgrundlagen

Die Konferenztools dienen dazu, mit potentiellen oder bestehenden Vertragspartnern zu kommunizieren oder den Teilnehmern bestimmte Dienstleistungen anzubieten (Art. 6 (1) lit. b DSGVO). Darüber hinaus dient die Nutzung der Tools der allgemeinen Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikation mit uns bzw. unserem Unternehmen (berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 (1) lit.f DSGVO). Soweit eine Einwilligung nach Art. 6 (1) lit. a DSGVO und – falls Informationen auf dem Gerät des Nutzers gespeichert werden – §25 (1) TTDSG, eingeholt wurde, werden die betreffenden Tools auf der Grundlage dieser Einwilligung verwendet; die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

(3) Aufbewahrungsfrist

Die von uns direkt über die Video- und Konferenztools erhobenen Daten werden von unseren Systemen gelöscht, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Grund für die Speicherung entfällt. Gespeicherte Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie diese löschen. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben hiervon unberührt.

Auf die Dauer der Speicherung Ihrer Daten, die von den Betreibern der Konferenztools für eigene Zwecke gespeichert werden, haben wir keinen Einfluss. Für Details wenden Sie sich bitte direkt an die Betreiber der Konferenztools.

(4) Verwendete Konferenztools

In Vorbereitung, während oder nach der Veranstaltung können wir verschiedene Konferenztools einsetzen, um allen Teilnehmern den digitalen Zugriff auf Inhalte zu ermöglichen:

a) Digitale Veranstaltungsplattform

Um jedem Teilnehmer das beste und zuverlässigste digitale Teilnahmeerlebnis zu bieten, können wir eine digitale Veranstaltungsplattformlösung nutzen. Anbieter des Dienstes sind wir, die K.I.T. Group (siehe Informationen unter A.(2)). Die Datenverarbeitung erfolgt wie in dieser Datenschutzrichtlinie beschrieben.

b) Zoom

Wir können Zoom verwenden. Der Anbieter dieses Dienstes ist Zoom Communications Inc, San Jose, 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113, USA. Einzelheiten zur Datenverarbeitung entnehmen Sie bitte den Datenschutzbestimmungen von Zoom: https://zoom.us/en-us/privacy.html

Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf der Grundlage der Standardvertragsklauseln (SCC) der Europäischen Kommission. Details finden Sie hier: https://zoom.us/de-de/privacy.html

Datenverarbeitung

Wir haben mit dem o.g. Anbieter einen Datenverarbeitungsvertrag (DPA) abgeschlossen. Dabei handelt es sich um einen datenschutzrechtlichen Vertrag, der sicherstellt, dass dieser personenbezogene Daten unserer Website-Besucher nur auf Grundlage unserer Weisungen und in Übereinstimmung mit der DSGVO verarbeitet.

c) Microsoft Teams

Wir können Microsoft Teams nutzen. Der Anbieter ist die Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA. Einzelheiten zur Datenverarbeitung entnehmen Sie bitte den Datenschutzbestimmungen von Microsoft Teams: https://privacy.microsoft.com/en-us/privacystatement

Datenverarbeitung

Wir haben mit dem o.g. Anbieter einen Datenverarbeitungsvertrag (DPA) abgeschlossen. Dabei handelt es sich um einen datenschutzrechtlichen Vertrag, der sicherstellt, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Website-Besucher nur auf Grundlage unserer Weisungen und in Übereinstimmung mit der DSGVO verarbeitet.